La tecnología es la palanca. Las personas son el motor.

Zamorano —la Escuela Agrícola Panamericana, una de las instituciones de educación superior más reconocidas de la región— se había puesto una meta ambiciosa: crecer hasta 10,000 estudiantes para 2030, más de un 300% de crecimiento. Pero su columna vertebral tecnológica no daba para tanto.

Los sistemas que sostenían la matrícula, las finanzas y los servicios universitarios habían quedado obsoletos: ya no se podían actualizar y no conversaban con las herramientas nuevas. La decisión estaba tomada: adoptar Banner (Ellucian), un nuevo ERP y una nueva plataforma de servicios.

El reto no era técnico. Era humano. El cambio tocaba 10 macroprocesos académicos y financieros y a prácticamente toda la comunidad: docentes, administrativos, finanzas, TI, miles de estudiantes y familias. Y el reloj corría: cada mes de atraso encarecía el proyecto en seis cifras.

Zamorano sumó a Cokreamos como acompañante estratégico de la tercera fase de su transformación digital, con un mandato claro: poner a las personas en el centro del cambio. Trabajamos sobre el modelo ADKAR para movilizar a la organización paso a paso.

• →Centro de Excelencia — empoderamos a los líderes de cada macroproceso como dueños del cambio, no como espectadores.
• →Sistema de comunicación institucional — no campañas sueltas: un plan semanal durante las pruebas que informaba, reconocía y nombraba a las personas detrás de cada logro.
• →Mapa de impacto y entrenamiento — dos rondas presenciales por macroproceso: la primera para enseñar, la segunda para verificar que la habilidad realmente existiera.
• →Go-Live y refuerzo — ritual de cierre y apertura, más 10 semanas de seguimiento con métricas de adopción.

El nuevo SIS entró en producción y la comunidad llegó preparada, no sorprendida. Los líderes funcionales pasaron de «usuarios impactados» a referentes reconocidos públicamente dentro de la institución.

Resultados clave

• ✓Go-Live ejecutado con la comunidad preparada, no sorprendida
• ✓Centro de Excelencia fortalecido y con mandato claro
• ✓Entrenamiento presencial completado en todos los macroprocesos
• ✓Sistema de comunicación interna que reconoce y moviliza
• ✓Tablero de adopción con métricas: usuarios activos, tickets, satisfacción, resistencia

Zamorano salió del proyecto con capacidades instaladas para gestionar el cambio por sí misma. El cambio dejó de ser un sistema que se enciende. Se volvió una nueva forma de servir a estudiantes, docentes y administrativos.